7 secrets pour optimiser son organisation de travail

Article Time Management_Valerie Delforge

Augmentez vos performances en améliorant votre organisation.

Article Time Management_Valerie Delforge

Cette fois, c’est Valérie DELFORGE, directrice de la société Delforge+Co qui vous livre ses secrets.

Article paru dans le magazine Professionnal Beauty, traduit de l’anglais par E.S.B.E.

Nous sommes tous, de plus en plus occupés voire surmenés, mais en apprenant à organiser efficacement votre temps de travail vous deviendrez réellement plus productifs.

Il n’y a pas de formule magique pour réussir à gérer efficacement votre temps de travail. La discipline et la constance doivent devenir vos meilleures alliées. Il est important de visualiser ce que vous voulez faire du temps libre que vous gagnerez, afin de vous motiver et d’arrêter la procrastination.

Vous avez également besoin d’accepter, que vous ne finirez jamais votre « to do » liste, et que vous serez souvent amenés à rajouter de nouvelles missions à celles que vous viendrez tout juste de terminer et de supprimer de celle-ci. Une fois ces notions préalables acceptées, vous serez capables de créer une procédure efficace pour mieux gérer votre travail quotidien et gagner en productivité/efficacité.

  1. Faites de l’organisation de votre temps de travail, une priorité

Une phrase simple ; mais si vous ne faites pas de cet objectif une priorité, cela ne se produira pas.

  1. Créez une seule « to do » liste

Elaborez une seule et unique liste composée de deux colonnes : une pour vos objectifs professionnels et une autre pour vos objectifs personnels. Il est important que ces deux listes : personnelles et professionnelles soient visibles immédiatement en même temps sur un même support. De cette manière, vous pouvez vous focaliser sur les deux et parvenir à un équilibre vie privée/vie professionnelle. Arrêtez de créer plusieurs listes  dans différents endroits (une sur votre téléphone, une autre sur un carnet, une autre sur un post-it), regrouper l’ensemble de vos listes en une seule vous permettra de voir plus large.

  1. Dessinez une chronologie

Procurez-vous un calendrier annuel et reportez-y tous les événements fixes, comme par exemple, les réunions mensuelles. De cette manière, vous pourrez planifier vos temps de préparation de ces événements ainsi que vos périodes propices aux vacances par exemple.

  1. Priorisez vos priorités

C’est la règle la plus difficile à suivre car quand vous êtes surmenés, tout vous semble être une priorité. Mais si vous notez vos tâches et que vous regardez votre calendrier, vous saurez par où commencer. Soyez réaliste, vous ne pouvez pas tout faire en un jour. Le plus de pression vous vous mettrez, le moins efficace vous deviendrez.

  1. Faites des mises à jour hebdomadaires

Chaque lundi, mettez à jour votre « to do » liste. Répartissez vos objectifs de la semaine sur chaque journée. Par exemple : « le mardi, je travaille sur le recrutement, le mercredi, je crée le plan marketing, le jeudi, je suis en repos ».

  1. Adoptez un support comme exutoire

Ayez toujours avec vous un petit carnet sur vous afin d’y noter toutes vos idées dès qu’elles vous viennent à l’esprit. De cette façon, vous vous libérez l’esprit de l’affluence des idées, de choses à faire, réelle source de stress. Lorsque vous faites les mises à jour hebdomadaires de votre « to do » liste, reprenez les choses les plus importantes qui apparaissent sur votre carnet. Vous finirez par devenir très créatifs.

  1. Evitez les  pertes de temps 

Les pertes de temps apparaissent sous diverses formes : par exemple, le client qui tient à discuter avec vous pendant des heures, la praticienne qui veut vous raconter sa dernière soirée. C’est à vous de gérer ces pertes de temps.

Il est crucial de vous focaliser sur une tâche à la fois : éteignez votre téléphone et vos notifications emails, et consacrez votre entière attention à la tâche que vous avez choisie. Donnez-vous une à deux heures pour ne faire que cela. Vous serez réellement efficace. Quant à la praticienne bavarde, gérez ses attentes : « j’ai 5 minutes pour toi ». Passez plus de temps avec elle plus tard, lorsque vous le pourrez, pour maintenir une bonne relation, mais décidez de quand, car vous êtes responsables de votre temps.

La gestion du temps de travail est au centre de tout ce que vous faîtes, et vous procure indéniablement plus de liberté. Que vous soyez lève-tôt ou non, c’est la procédure qui compte.

Valérie Delforge est spa consultante (et vit à Londres). Elle travaille dans l’industrie de la beauté depuis plus de 25 ans, à différents postes, dont celui de directrice des opérations spa pour le Groupe Steiner et ancienne Directrice du spa Bliss. Elle propose des Mentoring pour les managers sur les pays anglophones au travers de sa société Delforge+Co