Gérer

Les méthodes pour bien gérer son Spa, Institut de Beauté ou Centre Bien-Être

Planifiez l’activité de votre Spa/Instituts 2018

Le premier trimestre de chaque année est souvent le plus important à préparer. Voici les 10 priorités d’actions à mener pour planifier le développement et le succès de votre Spa/Institut sur le 1er trimestre 2018.

Ce premier trimestre de l’année est consacré à votre stratégie. Il va vous demander beaucoup d’énergie et de concentration pour atteindre vos objectifs et augmenter vos revenus. Cette stratégie ne peut en aucun cas être préparée à la dernière minute mais doit impérativement être planifiée. Il est très difficile de démarrer l’année sans avoir au préalable travailler sur cette stratégie. Bien souvent, la fatigue s’est accumulée sur les dernières semaines de l’année. Cependant, si vous démarrez cette nouvelle année avec une vision claire et une bonne programmation de votre développement, vous donnerez immédiatement le ton et la cadence pour toute l’année et générer ainsi l’enthousiasme nécessaire à votre équipe pour leur permettre d’avancer à vos côtés.

Preparer la reussite de son Spa pour 2018

Les 10 choses à faire et à ne pas faire sur ce premier trimestre 2018

1. Planifier à l’avance
A faire préparer votre stratégie marketing à l’année : n’hésitez pas à aller jusque dans le détail de votre stratégie de communication, notamment digitale. Une stratégie marketing forte et différentiante est le cœur de votre business et va vous permettre d’attirer de nouveaux clients tout en fidélisant et/ou en « réactivant » vos clients existants.

A ne pas faire penser que vous pourrez faire votre stratégie marketing à la dernière minute : les chances pour cela ne se fasse finalement pas sont très élevées et vous ne serez pas aussi efficace que ce que vous auriez pu créer en le préparant davantage. Essayez toujours de travailler avec trois mois programmés à l’avance et n’ayez pas peur de déléguer ce que vous pouvez.

2. Maximiser vos ventes retail
A faire faire de votre stratégie de ventes une priorité. Si vous voulez augmenter vos ventes de produits (retail), vous augmenterez ces résultats. Simplement, pensez votre stratégie retail avec une vision à 360° pour obtenir de meilleurs chiffres.

A ne pas faire vous reposez uniquement sur vos marques partenaires. Elles vous apportent certes un grand soutien mais cela ne suffit pas à rendre vos produits retail « vivants » et vous permettre d’augmenter vos revenus d’années en années.

3. Investir dans la formation
A faire préparer votre plan de formation à l’année. De cette manière, votre équipe aura véritablement le sentiment que vous leur permettez de se développer et que c’est une de vos priorités en tant que leader. Cela vous permet également de budgétiser ces formations sur l’année et de prévoir les retours sur investissements.  Si vous travaillez seul(e), préparez-vous un plan de formations pour développer votre activité et augmenter vos revenus.

A ne pas faire penser que la formation à la réception n’est pas une priorité. Le pôle réception est un des postes qui gère le plus de difficultés dans le Spa/Institut mais on doit en même temps, penser aux ventes de soins et de produits retail : up-selling, cross-selling et rebooking ne doivent plus avoir aucun secret pour la réception. Idéalement, planifiez une action de formation à chaque trimestre pour la réception. Ainsi, vous assurez une constance pour toute l’année dans leurs résultats et des performances à la hauteur de vos objectifs.

4. Equilibre vie professionnelle – vie privée
A fairepensez à votre bien-être : l’organisation de votre temps (time management) est la clé pour vous permettre d’instaurer et de préserver votre équilibre vie professionnelle et vie privée. Managez votre temps efficacement en créant un plan détaillé de vos actions à mener sur les deux plans (privé et professionnel). Considérez le « time management » comme moteur afin de vous donner la priorité et garder « un esprit sain dans un corps sain ».

A ne pas faire procrastiner. Nous sommes souvent éreintés en janvier et parfois découragés. C’est le mois le plus propice à la procrastination. Pourtant, vous le savez, février arrive et vous n’êtes pas préparé. Ne prenez jamais de vacances en janvier car c’est LE mois où toute votre stratégie doit être pensée et préparée. Il en va de même pour votre équipe de managers : janvier est un mois clé.

5. Se concentrer sur les gens = vos clients et votre équipe
A faire regarder votre fichier client. C’est une des choses primordiales à faire sur ce premier trimestre. Identifiez vos différentes typologies de clients qui constituent votre fichier. Qui sont vos clients « dormants » ? Comment pouvez-vous les « réveiller » ? Comment récompenser vos meilleurs clients ? Comment fidéliser davantage les clients « transitoires » ? Qu’aimeraient-ils retrouver dans votre Spa/Institut en 2018 ? Ce serait l’occasion parfaite de préparer un questionnaire.

A ne pas faireparaître occupé tout le temps. Votre équipe doit sentir que vous êtes disponibles pour elle. Informez-les qu’ils peuvent venir vous voir librement à certains créneaux de la journée. Soyez clair(e) sur vos moments de présence et d’absence dans le Spa/Institut pour les rassurer.

6. Mesurer votre succès
A faire mesurer l’impact de chaque action que vous menez. Vous pourrez ainsi identifier les actions qui fonctionnent chaque année afin de les reproduire d’une année sur l’autre.

A ne pas faire ne pensez pas que vous êtes seul(e). Le premier trimestre est un des plus important pour déléguer, développer votre réseau ou trouver un coach/mentor qui vous accompagnera dans votre réussite. C’est à cette période que vous aurez le plus besoin de soutien

7. Planifier vos rendez-vous à l’année
A faire planifiez vos rendez-vous avec votre équipe pour toute l’année. Que ce soit pour les entretiens individuels (une heure minimum par trimestre avec chacun des membres de votre équipe), que pour les réunions mensuelles d’équipe, ces RDV sont capitaux pour vous permettre de réaliser votre vision.  Si vous les programmer dès maintenant, vous êtes certain(e) qu’ils se produiront. Si un membre de votre équipe est absent à ce moment, pensez à replanifier directement.

A ne pas faire faire votre recrutement à la dernière minute. Le recrutement dans le secteur Spa/Esthétique devient de plus en plus difficile (et cela ne s’arrangera pas ces prochaines années). Prévoyez donc au moins une journée entière chaque mois pour vos recrutements : que vous ayez des besoins immédiats ou non. Adoptez la mentalité de recruteur à l’année. Cela vous permettra de repérer plus facilement les talents. Restez en contact avec les écoles. Ne sous-estimez pas le temps que vous accordez aux recrutements.

8. Motiver votre équipe
A faire créer des plans d’incentives à l’année, au trimestre et au mois pour chaque membre de votre équipe. S’ils connaissent les récompenses qu’ils peuvent en retirer à l’avance, ils seront davantage motivés pour aller les chercher.

A ne pas faire oublier de réserver des journées de team-building sur l’année. Il est parfois plus avantageux de les programmer à l’avance et de prévoir les alternatives que vous pourrez créer si votre budget ne permet pas des sorties coûteuses.

9. Prendre le digital au sérieux
A faire concentrez-vous sur la croissance de votre audience sur les différents réseaux en élaborant une stratégie digitale solide dès le mois de janvier. Postez chaque jour du contenu sur vos réseaux sociaux ou bien n’utilisez plus ces plateformes. Vous perdrez un temps précieux. Concentrez-vous sur un réseau et faites-le grandir avant de vouloir vous diversifier sur d’autres réseaux que vous n’aurez pas le temps de gérer.

A ne pas faire penser que vous pouvez encore faire sans la réservation en ligne. Nous arrivons en 2018 et désormais, vous ne pouvez plus développer votre activité sans la réservation en ligne. Les outils et solutions ont beaucoup évolués, ils sont désormais moins coûteux et complexes. Une véritable mine d’or pour faire grandir votre Spa/Institut. Sachez que 40% des réservations en ligne sont faites en dehors des heures d’ouvertures du centre. Calculez ce que pourrait vous rapporter 40% de réservations en plus quand vous dormez !

10. Construire votre marque
A faire comprenez les valeurs de votre « marque* ». Créez un tableau de visualisation avec tout ce que représente votre enseigne. Impliquez votre équipe dans la réalisation de ce tableau avec un maximum de visuels pour faire comprendre ces valeurs que vous souhaitez diffuser à votre équipe afin qu’elle s’imprègne et sache les retranscrire auprès de vos clients. Pensez logo, couleurs, tons, images.

*on parle ici de la marque de votre enseigne Spa/Institut et non de vos marques partenaires

A ne pas faire trop de messages tuent LE message. Pensez aux trois types de messages dans vos communications : éducationnel, promotionnel et informationnel. Cela s’avère exact pour vos produits retail, vos soins ou votre marque.

Il est important de créer dès à présent votre vision pour 2018 et la rendre claire pour votre équipe. Plus vous planifiez, plus vous réussirez. Pensez aux trois « P » : planifier, préparer et présenter.  Si vous adoptez ces réflexes, vous serez en contrôle de votre développement et plus pro-actif. Vous communiquerez de manière plus efficace et vivrez une année 2018 pleine de succès.

7 secrets pour optimiser son organisation de travail

Augmentez vos performances en améliorant votre organisation.

Article Time Management_Valerie Delforge

Cette fois, c’est Valérie DELFORGE, directrice de la société Delforge+Co qui vous livre ses secrets.

Article paru dans le magazine Professionnal Beauty, traduit de l’anglais par E.S.B.E.

Nous sommes tous, de plus en plus occupés voire surmenés, mais en apprenant à organiser efficacement votre temps de travail vous deviendrez réellement plus productifs.

Il n’y a pas de formule magique pour réussir à gérer efficacement votre temps de travail. La discipline et la constance doivent devenir vos meilleures alliées. Il est important de visualiser ce que vous voulez faire du temps libre que vous gagnerez, afin de vous motiver et d’arrêter la procrastination.

Vous avez également besoin d’accepter, que vous ne finirez jamais votre « to do » liste, et que vous serez souvent amenés à rajouter de nouvelles missions à celles que vous viendrez tout juste de terminer et de supprimer de celle-ci. Une fois ces notions préalables acceptées, vous serez capables de créer une procédure efficace pour mieux gérer votre travail quotidien et gagner en productivité/efficacité.

  1. Faites de l’organisation de votre temps de travail, une priorité

Une phrase simple ; mais si vous ne faites pas de cet objectif une priorité, cela ne se produira pas.

  1. Créez une seule « to do » liste

Elaborez une seule et unique liste composée de deux colonnes : une pour vos objectifs professionnels et une autre pour vos objectifs personnels. Il est important que ces deux listes : personnelles et professionnelles soient visibles immédiatement en même temps sur un même support. De cette manière, vous pouvez vous focaliser sur les deux et parvenir à un équilibre vie privée/vie professionnelle. Arrêtez de créer plusieurs listes  dans différents endroits (une sur votre téléphone, une autre sur un carnet, une autre sur un post-it), regrouper l’ensemble de vos listes en une seule vous permettra de voir plus large.

  1. Dessinez une chronologie

Procurez-vous un calendrier annuel et reportez-y tous les événements fixes, comme par exemple, les réunions mensuelles. De cette manière, vous pourrez planifier vos temps de préparation de ces événements ainsi que vos périodes propices aux vacances par exemple.

  1. Priorisez vos priorités

C’est la règle la plus difficile à suivre car quand vous êtes surmenés, tout vous semble être une priorité. Mais si vous notez vos tâches et que vous regardez votre calendrier, vous saurez par où commencer. Soyez réaliste, vous ne pouvez pas tout faire en un jour. Le plus de pression vous vous mettrez, le moins efficace vous deviendrez.

  1. Faites des mises à jour hebdomadaires

Chaque lundi, mettez à jour votre « to do » liste. Répartissez vos objectifs de la semaine sur chaque journée. Par exemple : « le mardi, je travaille sur le recrutement, le mercredi, je crée le plan marketing, le jeudi, je suis en repos ».

  1. Adoptez un support comme exutoire

Ayez toujours avec vous un petit carnet sur vous afin d’y noter toutes vos idées dès qu’elles vous viennent à l’esprit. De cette façon, vous vous libérez l’esprit de l’affluence des idées, de choses à faire, réelle source de stress. Lorsque vous faites les mises à jour hebdomadaires de votre « to do » liste, reprenez les choses les plus importantes qui apparaissent sur votre carnet. Vous finirez par devenir très créatifs.

  1. Evitez les  pertes de temps 

Les pertes de temps apparaissent sous diverses formes : par exemple, le client qui tient à discuter avec vous pendant des heures, la praticienne qui veut vous raconter sa dernière soirée. C’est à vous de gérer ces pertes de temps.

Il est crucial de vous focaliser sur une tâche à la fois : éteignez votre téléphone et vos notifications emails, et consacrez votre entière attention à la tâche que vous avez choisie. Donnez-vous une à deux heures pour ne faire que cela. Vous serez réellement efficace. Quant à la praticienne bavarde, gérez ses attentes : « j’ai 5 minutes pour toi ». Passez plus de temps avec elle plus tard, lorsque vous le pourrez, pour maintenir une bonne relation, mais décidez de quand, car vous êtes responsables de votre temps.

La gestion du temps de travail est au centre de tout ce que vous faîtes, et vous procure indéniablement plus de liberté. Que vous soyez lève-tôt ou non, c’est la procédure qui compte.

Valérie Delforge est spa consultante (et vit à Londres). Elle travaille dans l’industrie de la beauté depuis plus de 25 ans, à différents postes, dont celui de directrice des opérations spa pour le Groupe Steiner et ancienne Directrice du spa Bliss. Elle propose des Mentoring pour les managers sur les pays anglophones au travers de sa société Delforge+Co

 

Gérer les Bons Cadeaux en Spa et Instituts de Beauté

5 principes Clés pour mieux gérer vos Bons Cadeaux

Gerer ses Bons Cadeaux Spa

Catégorie Comptable des bons cadeaux

Les bons cadeaux font partie de la catégorie Produits Constatés d’Avance (PCA). Pour une gestion de trésorerie optimale, il est impératif, de les faire apparaître comme tel dans votre tableau de suivi de CA. En effet, un Bon Cadeau ne rentrera réellement dans votre CA, non pas, au moment de son achat, mais bien au moment de sa consommation (transformation en prestation ou achat de produits). Pour vous éviter des problèmes de trésorerie, il est indispensable de bien suivre le CA des PCA ainsi que l’évolution de sa consommation.

Date de validité d’un bon cadeau

Il n’y a pas de législation concernant la date de validité d’un bon cadeau. Cependant, celle-ci doit apparaître sur vos CGV (Conditions Générales de Vente) et surtout, sur le bon que recevra votre client. D’un point de vue opérationnel, le choix idéal se portera sur 6 mois de validité, à partir de la date d’achat. Ceci vous permettra d’être flexible éventuellement, sur les bons cadeaux périmés à hauteur de 6 autres mois maximum, afin de bien effectuer votre clôture comptable (bilan annuel). Au-delà d’un an, il n’est pas recommandé d’accorder un report supplémentaire, surtout si votre année comptable a été clôturée !

Qualifier son fichier client Bon Cadeau

Capitalisez sur l’opportunité que représentent les bons cadeaux, comme excellent moyen d’acquérir de nouveaux clients. Assurez-vous de bien qualifier votre fichier client bon cadeau en créant 2 fiches au lieu d’une seule (comme c’est souvent le cas dans la plupart des centres). La première fiche, au nom de l’acheteur, avec pour objectif sa fidélisation, en communiquant sur vos offres bons cadeaux tout au long de l’année. Il vous faut un moyen de vous rappeler à son bon souvenir pour toutes les prochaines occasions qu’il aura, d’offrir un autre bon cadeau (à la même personne ou à une autre) : nom, prénom et email sont les informations de contact indispensables. Vous pouvez aller plus loin en prenant son adresse postale : les envois papiers, manuscrits et personnalisés redeviennent plus efficaces que les emails. La deuxième fiche au nom de l’invité doit être la plus complète possible au moment de l’achat : nom, prénom, téléphone et email. Assurez-vous de pouvoir clairement identifier, à tout moment, depuis la fiche de cet invité, si le bon cadeau reçu a été utilisé ou non.

Gérer le remplissage du planning grâce aux bons cadeaux

A chaque début de mois, sortez la liste des bons cadeaux arrivant à expiration (2 à 3 mois avant leur date d’échéance). Contactez chaque client détenteur d’un bon cadeau non utilisé, par téléphone, mail ou sms, pour lui rappeler de prendre RDV rapidement. Invitez-le à réserver aux moments les plus tranquilles (la semaine, en journée) : une recommandation supplémentaire afin qu’il profite au mieux de son soin.  Les clients ne pensent parfois plus au fait qu’ils ont un bon cadeau à utiliser, dans un certain laps de temps. Ils apprécieront votre geste, qui leur permettra de profiter sereinement de cette expérience. A la manière de « ne bougez pas, on s’occupe de tout », vous vous offrez la possibilité de remplir vos plages creuses et votre carnet de RDV ; en évitant de surcroît, les désagréments liés à l’utilisation de bons cadeaux périmés. Vous managez véritablement toutes les situations !

Générer des ventes complémentaires

Comme suggéré dans l’article précédent Dernière ligne droite pour Réussir vos objectifs de CA sur la période des fêtes de fin d’année, généralisez les actions d’Up-selling (vente complémentaire) au moment de la vente de vos bons cadeaux.  Glissez dans chaque enveloppe Bon cadeau, un bon d’achat sur les produits à utiliser immédiatement après le soin. Exemple : 15€ offerts sur vos prochains achats, à partir de 65€, à valoir sur toute la boutique (hors prestations de soins cabine). Vous vous créez ainsi une opportunité supplémentaire de générer plus de CA grâce aux bons cadeaux et bien sûr de fidéliser cette clientèle, qui comme vos clients « payants », ont besoin de vos conseils pour établir le meilleur programme de soin sur le long terme.

3 astuces pour aller plus loin

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